社史作りに必要な資料集めの方法

● 社史作りに必要な資料集めの方法

資料集めをする前に

社史の制作に必要な資料集めをする前に社史のスケジュールを立てます。
そのうえで企画書を制作しコンセプトを明確にします。
これでどのような情報を中心に収集するかが決定し、
必要な資料が明確になります。

社史に使う資料は公式記録を

しかし、社史の編纂では会社の資料であれば、「何でも良い」という
訳ではないので注意しましょう。
社史では基本的には公式記録を使用します。
これは文書として整理され、会社の内外に発表されている物です。
社史に使える資料としては以下のような物があります。

（1） 社内報、決算報告書、営業報告書などの公式な重要書類。
（2） 年度計画書、短期・中長期計画書などの経営計画書類。
（3）会社案内、ニュースリリースなど会社紹介のための資料。
（4）創業者の資料や株式公開時の提出資料など

資料集めの手順

まずは社史作りの担当者がご自分で収集できる資料をリストアップして
集めていきましょう。
自分だけで収集しやすい物として、社内の基本的な文書があります。
創業から現在までの会社案内や社内報、財務諸表などです。
基本的な資料が収集できたら、次は契約に関する書類など
専門性の強い資料といったように段階的に集めていきましょう。

また、ご自分だけで集めることの難しい資料は各部に依頼します。
さらに社内で収集が困難な場合は社外に協力をお願いするという風に
外に向かって資料集めを拡大していきます。

資料整理により不足している資料を見つける

資料が集まったら分かりやすいように整理していきます。
縦軸に年度（年次）、横軸にテーマごとにしたマトリクス表を作成してみると、
どの部分の資料が少ないかが一目で分かります。
そして不足した部分を埋めるように資料集めをすれば良いというわけです。